Covid 19: ervaringen van en lessons learned voor toezichthouders

Covid 19 een ‘gamechanger’

De Covid 19 pandemie heeft vanaf het voorjaar 2020 grote invloed op onze maatschappij. Voor de zomer konden ziekenhuizen de toestroom van patiënten niet aan, werden verzorgingshuizen afgegrendeld van de buitenwereld, moesten scholen sluiten. En de ‘intelligente’ lockdown en de hieraan gekoppelde maatregelen heeft geleid tot sluiting van vele sectoren in de economie, met een compleet omzetverlies over tenminste drie maanden. Daarnaast was fysiek contact en samenwerken van de ene op de andere dag veelal niet of heel beperkt (met aanvullende veiligheidsmaatregelen) meer mogelijk. Niet in de laatste plaats is door de crisis de onzekerheid bij velen toegenomen: onzekerheid over gezondheid, over werkgelegenheid en inkomen.

Ook commissarissen en toezichthouders zijn geconfronteerd met behoorlijke veranderingen in het toezicht. Niet alleen was sprake van een voor velen ongekende crisis in de organisatie, maar ook moest de gebruikelijke manier van communicatie en contact tussen onderneming en toezichthouder anders worden ingericht. Voor EGI was dit aanleiding om een praktisch onderzoek te doen via Survey Monkey en haar alumni te bevragen naar ervaringen met de crisis én de lessons learned. In totaal waren er 185 respondenten, waarvan 65 hebben gereageerd vanuit een Raad van Toezicht van een non-profit organisatie, 69 vanuit een Raad van Commissarissen van een profit organisatie en 40 vanuit diverse functies in organisaties (niet zijnde een toezichtrol).

In dit artikel presenteren wij de belangrijkste resultaten en bevindingen van het onderzoek en de lessons learned van de respondenten.

Toezicht in tijden van crisis

De directe en vaak grote veranderingen waarmee organisaties te maken hebben gekregen door het opsteken van het Covid 19 virus en de hiervoor door de overheid afgekondigde maatregelen, hebben bestuurders en ook toezichthouders voor vragen gesteld die aan het begin van 2020 ondenkbaar leken. Vragen over thuiswerken, over al dan niet te verwachten omzetdalingen, over continuering van bedrijfsprocessen wanneer medewerkers positief getest zijn op Corona, over aanvragen van overbruggingsfinanciering. Vragen die vanzelfsprekend op het bordje van de bestuurder zijn komen te liggen en daarmee ook voor de toezichthouders opportuun zijn geworden. Door het onderzoek onder onze collega toezichthouders hebben we wat meer zicht gekregen op wat toezichthouden in een crisissituatie potentieel anders maakt.

Wat duidelijk anders was is de toename van het contact van de toezichthouder met de bestuurder. Het oude beeld van de toezichthouder die alleen voor de vergadering aanschuift is nu zeker gelogenstraft. In het voorjaar van 2020, de eerste Coronaperiode, hadden toezichthouders tussen twee en vier keer per week contact met de bestuurder. Opvallend is de opmars van videobellen. Dit is de meest gebruikte vorm van contact, gevolgd door email/whatsapp en daarna de telefoon. Het hebben van ‘face to face’ contact is en blijft van grote waarde.

Wat ook opvalt is de grote mate van tevredenheid over een groot aantal zaken het toezicht betreffend. De tevredenheid over het functioneren van zowel Raad van Bestuur als Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht is zondermeer hoog te noemen (73% van de respondenten geeft aan hierover (zeer) tevreden te zijn. Ook is het merendeel van de respondenten positief over de snelheid van de genomen maatregelen. De informatievoorziening door het bestuur is als goed/uitstekend beoordeeld, evenals het vertrouwen in het bestuur. Dit vertrouwen is naar de mening ruim 70% van de respondenten gelijk gebleven en 24% van de respondenten geeft aan meer vertrouwen in management en bestuur te hebben gekregen. Dat deze crisis veel heeft gevraagd en nog steeds vraagt van de mentale weerbaarheid van bestuurders staat buiten kijf. 37% van de respondenten geeft aan hieraan vaak aandacht te geven in het gesprek met de bestuurder, zo’n 48% geeft aan dit soms te doen: een aandachtspunt voor voorzitters en raden.

In het onderzoek is gevraagd of bestuurders competenties missen voor acteren in crisistijd. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat er competenties die worden gemist bij de zittende bestuurders. Competenties die door een beperkt aantal respondenten worden gemist zijn: besluitvaardigheid, vakinhoudelijke kennis, ervaring met crisismanagement en betrokkenheid.

Een wat specifieke, en in dit tijdsbestek actuele, vraag was of je als raad in deze crisistijd een afgesproken bonus aan de bestuurder zou uitkeren of niet. Een meerderheid van de respondenten gaf aan het bonusbesluit waarschijnlijk terug te trekken. 16% van de respondenten zou de bonus waarschijnlijk wel toekennen.

Lessons learned

‘Never waste a good crisis’, deze veel gebezigde uitspraak is volgens zo’n 60% van de respondenten ook actueel voor de Covid 19 crisis. Er worden kansen gezien voor andere/nieuwe digitaliseringstoepassingen, voor innovatie en doorontwikkeling op duurzaamheid.

Tips die in het onderzoek zijn genoemd voor toezicht ten tijde van crisis zijn:

  • Houd contact
  • Geef vertrouwen
  • Blijf open staan voor creativiteit, humor en kansen
  • Heb aandacht en begrip voor elkaar
  • Werk scenario’s uit
  • Houd het hoofd koel en het hart warm.

Zoals het er nu, oktober 2020, uitziet, is de maatschappij zoals we die tot begin 2020 kenden, voorlopig uit het zicht. Dit betekent dat we als toezichthouders ons moeten schikken naar ‘de regels van het nieuwe normaal’ en vooral attent moeten zijn op de totstandkoming van scenario’s voor onze organisaties om de economische en maatschappelijke consequenties van de crisis zo goed als kan te voorzien en op te vangen.