Privacyverklaring van de VCTE

De VCTE en jouw PRIVACY

De vereniging voor commissarissen en toezichthouders Erasmus (De VCTE) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij hier mee omgaan. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit brengt met zich mee dat wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Wij beperken de verwerking van jouw persoonsgegevens waar mogelijk tot wat minimaal nodig is voor de doelen waarvoor ze worden verwerkt. Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doelen waarvoor ze zijn verstrekt.
Als je na het lezen van onze Privacyverklaring, hierover vragen hebt, kunt je per e-mail contact met ons opnemen via privacy.vcte@gmail.com .

PRIVACYVERKLARING VCTE

Persoonsgegevens van leden
De VCTE organiseert (netwerk)bijeenkomsten voor leden. Persoonsgegevens van onze VCTE leden worden verwerkt ten behoeve van (leden)administratieve doeleinden, (leden)communicatie, uitnodigingen en inschrijvingen voor permanente educatie en (netwerk)bijeenkomsten. Tevens om aan het voorgaande invulling en uitvoering te geven zoals de financiële afwikkeling, website en autorisatiebeheer voor de afgeschermde ledenomgeving. Wijzigingen in de privacyverklaring zullen op onze website worden gepubliceerd.

Bij lidmaatschap, inschrijving (netwerk)bijeenkomsten en gebruik website worden bepaalde gegevens bij ons achtergelaten.  Hierbij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerkt worden:

  • NAW-gegevens
  • evt. (academische) titels
  • e-mailadres
  • foto
  • telefoonnummer(s)
  • cv voor zover zelf aangeleverd
  • (neven)functie(s)
  • klassenvertegenwoordiger
  • gegevens inschrijving voor leden- en/of (netwerk)bijeenkomsten
  • geslacht
  • IBAN en voor zover vereist de BIC code, bankplaats en bankland
  • Toestemming automatische incasso
  • Tenaamstelling van de opgegeven (incasso)bankrekening
  • informatie uit eigen profiel zichtbaar voor overige leden op de afgeschermde ledenlijst of een bericht in het contact- of inschrijfformulier. Vergelijkbaar met ledenlijst en ‘smoelenboek’.
  • inloggegevens
  • lidnummer (uniek nummer in ledendatabase)
  • startdatum lidmaatschap
  • IP-adres
  • Laatste Log-in
  • # Password reset pogingen
  • Status lidmaatschap
  • Persoonlijke code in boekhoudpakket (de zgn.Twinfieldcode)
  • Door jou zelf opgegeven deelname diner, dieetwensen, overnachtingswensen, etc. n.a.v. jouw deelname aan een evenement.
  • Jouw deelname aan(of afzegging van) VCTE evenementen.

Doelen

Wij verwerken (een deel van) bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

  • voor inschrijving voor ons lidmaatschap, ons en jouw ledennetwerk of om inschrijvingen bij VCTE (netwerk)bijeenkomsten te verwerken, te factureren en financieel af te wikkelen.
  • Voor elektronische verzending van ledeninformatie en -nieuwsbrieven
  • Voor beantwoording van vragen: e-mail of telefonisch.
  • Voor het onderhouden en verbeteren van onze website.

Wij gebruiken de gegevens niet (zonder toestemming of zonder wettelijke grondslag) voor andere doeleinden.

Beveiligen en bewaren
Om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken, nemen we passende beveiligingsmaatregelen. Er is sprake van functionele toegang en de ledeninformatie is afgeschermd, leden kunnen alleen hun eigen profiel aanpassen. De gegevens worden beveiligd en achter een zogenaamde firewall opgeslagen op een server ‘in de cloud’.
De gegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk met uitzondering van de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht. Jouw persoonsgegevens worden door de VCTE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) zolang je lid bent. Na het einde van het lidmaatschap worden de gegevens  binnen de termijn van 18 maanden verwijderd. Op jouw verzoek kan deze periode, in overleg, ingekort worden, behoudens natuurlijk v.w.b. wettelijke bewaartermijnen.

Derden
Wij verstrekken alleen gegevens aan derde partijen, als dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de administratieve of financiële afwikkeling van de ledenadministratie, voor of in verband met de inschrijving voor (netwerk)bijeenkomsten en voor het functioneren van de website. In dit licht verstrekken wij gegevens aan de boekhouder, de website beheerder, de verzendorganisatie ‘MailChimp’ van de nieuwsbrief (roepnaam en e-mailadres), de locatieorganisatie van een evenement (Naam, overnachting-, diner- en dieetwensen) en incassomachtigingen.
Gegevens en foto’s van deelnemers aan (netwerk)bijeenkomsten worden gedeeld met Erasmus Governance Institute (EGI), de andere leden/deelnemers en de sprekers. Als wij dit doen, houden we de informatie zo sober als mogelijk. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen kunnen hebben noch van openbare bronnen of gegevens van derden.

Cookies
Wij verzamelen en combineren geen gegevens voor commerciële doeleinden. Wel maken wij gebruik van functionele en analytische cookies. Deze cookies worden slechts gebruikt voor het onderhoud en gebruik van de website en voor gebruiksinformatie bij mailingen.

Inzage en wijzigen
Inzage in het eigen account is altijd mogelijk. Eigen gegevens kunnen in het account worden ingezien, gewijzigd of verwijderd. Desgewenst kan contact worden opgenomen met VCTE via de contactgegevens onderaan dit document.

Suggesties en Klachten
Natuurlijk helpen wij graag verder als er klachten zijn over onze verwerking van de persoonsgegevens. Mochten we er samen niet uitkomen, dan bestaat op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

VCTE contact gegevens:
Per E-mail: privacy.vcte@gmail.com

Per post:
p/a Van der Goot Building
Kamer M5-08
Burg. Oudlaan 50
3062 AP Rotterdam
Nederland

KvK: 24416416

 

Privacyverklaring versie: 01-02-2021