VCTE

Online college: de selectie van de accountant - Edwin van Loon (19 september 2024)

Verslag

Is er nog sprake van een selectieproces nu de “the big four” de markt in Nederland domineren,  allemaal integriteitissues hebben en soms niet eens een offerte willen uitbrengen? De selectie en samenwerking met de accountant is een belangrijke en complexe verantwoordelijkheid van de RvC. Tijdens dit college is ingegaan op de criteria en uitdagingen bij de selectie van zowel de externe accountant als interne accountant (internal auditor). Kenmerkende verschillen tussen deze twee procedures zijn besproken, alsmede de rol en verantwoordelijkheid van de RvC en meer specifiek de Audit Commissie daarbij.

Onze spreker was Edwin van Loon. Hij is lid van het audit, risk & advisory committee van GEANT en Tax Control & Advice, Tax Control Framework Coördinator bij ING. Hiervoor was hij werkzaam bij Ernst & Young en PwC als Executive Director en Audit en Tax Manager. Daardoor is hij bekend met zowel de vraag- als aanbodzijde in het selectieproces van accountants.

GEANT heeft recent het selectieproces voor een nieuwe accountant doorlopen. Zij zochten naar een nieuwe externe en een nieuwe interne accountant (internal auditor). Gezien de geringe omvang van de organisatie is besloten om de interne auditfunctie uit te besteden aan een externe partij. Edwin vertelt over de afwegingen die zijn gemaakt, hoe het selectieproces is ingericht, met welke dilemma’s ze te maken hadden en hoe dit is opgelost. Voor het selectieproces is een zogenaamde ‘ratecard’ ingezet, waardoor de kandidaten zorgvuldig onderbouwd beoordeeld kunnen worden.

Edwin heeft naast de presentatie ook (geanonimiseerde) informatie beschikbaar gesteld over de Request for Quotation (RFQ) die GEANT heeft opgesteld.

Introductie GEANT
GEANT is een samenwerkingsverband van Cambridge University en de Universiteit van Amsterdam voor onderzoek op diverse gebieden. Voor die samenwerking moeten onderzoeksresultaten kunnen worden gedeeld. Die onderzoeksresultaten bleken ook zeer interessant te zijn voor niet-leden van het samenwerkingsverband; de data en de onderzoeksresultaten werden regelmatig gehackt. Omdat voor deze data speciale geheimhouding is vereist, is toen besloten om deze hacks te melden bij de Europese Commissie (EC). Vanwege het strategische belang is ervoor gekozen om een in eigen huis ontwikkeld en beveiligd informatiebeveiligingssysteem op te tuigen. De EC heeft zich gecommitteerd om voor ca. 80% aan financiële middelen bij te dragen. De rest wordt gefinancierd door de netwerkleden. Dat zijn universiteiten en wetenschappelijke instituten in meer dan 40 landen wereldwijd. Ook CERN in Zwitserland is lid.

Introductie Edwin
Edwin is vijf jaar geleden toegetreden als lid van de RvC. Het organisatorische zwaartepunt van GEANT lag oorspronkelijk in de UK. De originele funding van de EC kwam in het gedrang door Brexit, want het hoofdkantoor kwam daardoor buiten de EU te liggen. Daarom is besloten om het hoofdkantoor en de onderliggende organisatie te verhuizen naar Nederland. Edwin is in die tijd door zijn voormalige werkgever EY (toen accountant van GEANT en tevens de voormalig werkgever van Edwin) aanbevolen als nieuw RvC-lid. Hij is inmiddels ruim 10 jaar werkzaam voor ING en is lid van de VCTE.

Regelgeving
In Europese richtlijnen zijn strenge eisen geformuleerd voor de onafhankelijkheid van accountants. Die onafhankelijkheid stond jarenlang ter discussie. Mede daarom moet regelmatig van accountant worden gewisseld.

Request for Quotation
Vanwege die noodzakelijke accountantsrotatie ontwikkelt GEANT elke  vijf jaar een Request for Quotation (RFQ). De laatste keer was drie jaar geleden. Daarbij is de eerste vraag wie uitgenodigd wordt om op de RFQ in te schrijven. GEANT is een grensoverschrijdend samenwerkingsverband en heeft te maken met specifieke internationale funding vanuit de EU. Dit leidt tot specifieke aanvullende eisen voor de AO/IC (Administratie Organisatie & Interne Controls), de verantwoording van het gebruik van de verstrekte financiële middelen, etc. De interne administratieve organisatie is daarom stevig ingericht en ligt onder het vergrootglas van de auditors van de EC. De kernfuncties van GEANT zijn als gevolg van Brexit overgeheveld naar Nederland, een aantal aanpalende functies bevinden zich in de UK. GEANT bestaat uit een groot wereldwijd netwerk met allerlei vestigingen, waar ook lokaal specifieke (verantwoordings-)eisen voor gelden. Al met al een complexe organisatie. Wie is hiervoor geschikt om als extern accountant op te treden? Kijk je dan alleen naar de Big-4-kantoren, of ook naar de grotere accountantskantoren daaronder? Er is gekozen voor de selectie van de externe accountant te focussen op de Big-4-kantoren en voor de (uit te besteden) interne auditfunctie is gezocht in de laag daaronder.

Selectie van de accountant en rol van de auditcommissie

De selectie van de externe accountant is één van de kerntaken van de auditcommissie. Voor die selectie geldt een aantal selectiecriteria:

1. onafhankelijkheid: veel accountantsorganisaties bieden naast accountancydiensten ook andere diensten, zoals fiscale ondersteuning. Dit kan leiden tot belangenconflicten, waardoor deze organisaties niet in aanmerking kunnen komen voor de selectie van de externe accountant.
2. Branchekennis en -ervaring: accountants moeten beschikken over specifieke branchekennis en relevante ervaring. Edwin deelt een voorbeeld van een Big-4-organisatie die, na het verliezen van een groot account, een team zonder relevante ervaring presenteerde voor een nieuwe prospect in een andere sector. Dit leidde tot problemen, omdat de nieuwe prospect goed op de hoogte was van het gebrek aan relevante ervaring van het team. GEANT zocht een accountant met veel ervaring en een sterke ingang in het Europese netwerk, vooral vanwege de relatie met de EU. GEANT is mede afhankelijk van financiering van de EC.
3. Taalvaardigheid: aangezien de voertaal bij GEANT Engels is, is het logisch dat de accountant deze taal beheerst. Niet-Engels sprekende kandidaten vallen vanzelfsprekend af.
4. Beoogde leider van het auditteam: de belangrijkste contactpersoon moet voldoende uren kunnen besteden aan het account en moet minimaal bij elke kwartaalpresentatie en elk overleg aanwezig zijn. Zijn/haar persoonlijke aanwezigheid is een belangrijke voorwaarde.
5. Referenties: zij geven een goed inzicht in de wijze waarop een auditteam functioneert, de dynamiek, interne cultuur, etc. Het is van belang om de opgegeven referenties daadwerkelijk te bellen en uit te vragen.
6. Reputatie: aan de hand van de accountantswissel van ING (gaat van KPMG naar Deloitte) licht Edwin het belang en de impact toe van een goede c.q. gehavende reputatie.
7. Prijsstelling: GEANT vroeg bij de offrerende partijen naar een prijs incl. BTW, omdat de BTW niet in alle deelnemende landen kan worden verrekend. Dat had verrassende gevolgen. In de eerste ronde van de RFQ heeft slechts één van de uitgenodigde partijen gereageerd. Er is uitgezocht  waarom zo weinig offertes zijn ontvangen.  Gebleken is dat de gevraagde accountantsorganisaties door de vermelding van de BTW-vraag de indruk hadden gekregen dat GEANT zocht naar een goedkope partij. Na een toelichting zijn meer offertes ingediend, waardoor GEANT een goede selectie kon maken. Overigens is de prijs is voor GEANT een belangrijk element, omdat met publieke middelen wordt gewerkt. Het is overigens niet het belangrijkste element.
8. Chemie tussen de leadpartner en de CFO en CEO.

In de tweede ronde is overigens ook een goede kandidaat gevonden voor de uit te besteden interne auditfunctie.

Selectiecriteria
In de GEANT-casus was in de eerste ronde het vermeende accent op de prijs de aanleiding voor een beperkt aantal offertes. Ook was het mogelijk dat een partij zichzelf niet geschikt achtte. Wanneer het aantal verkregen aanbiedingen gering is, is het van belang bij de aangeschreven aanbieders na te gaan wat de oorzaak is van het niet offreren. Voor een organisatie is het van belang een goede afweging tussen verschillende partijen te kunnen maken en je niet over te leveren aan die ene partij.

Selectieproces
Het selectieproces bestaat grofweg uit de volgende stappen:

1. Toezending RFQ
2. Geef tijd en ruimte om vragen te stellen
3. Presentatieronde van de kandidaten
4. Verzamelen van beoordelingen (bijvoorbeeld met behulp van een ‘ratecard’)
5. Evaluatie en bespreking van beoordelingen
6. Informatie aan de afgevallen partijen met goede onderbouwing en argumentatie

Gebruik de presentatieronde van de kandidaten om kritische vragen te stellen. Laat een zware delegatie het gesprek aangaan met de kandidaten en bereid dit vooraf goed voor, zodat ook de juiste vragen worden gesteld.

De doorslaggevende kandidaat kwam met teamlid die werkzaam was voor organisaties als GEANT en werkte met publieke middelen door Europese organisaties, zoals de EC. Hij zit al ruim 20 jaar in Brussel, kent de auditors van de EC goed en beschikt over een uitstekend Brussels netwerk. Dat was doorslaggevend en onderscheidend ten opzichte van de andere kandidaten.

Als aangegeven is ook de relatie (chemie) met de CFO en CEO van belang. De Audit Commissie heeft voor de beoordeling van de kandidaten gebruik gemaakt van een ‘ratecard’. De CEO en de CFO hebben in de GEANT-casus de selectiegesprekken niet bijgewoond. De resultaten van de beoordeling zijn wel uitgebreid met hen besproken. En voordat de opdracht werd getekend, hebben ook de CFO en de CEO uitgebreide gesprekken gevoerd met de nieuwe accountantsorganisatie om na te gaan of sprake was van een goede chemie.

Vervolgens ontwikkelt de RvC/Risk & Audit Committee het advies aan de algemene ledenvergadering. Daar wordt de voordracht van de Risk & Audit Committee besproken en uiteindelijk wordt de accountant door de ledenvergadering benoemd. Het gehele proces heeft 14 maanden geduurd.

Edwin heeft ons een interessant inkijkje gegeven in het selectieproces van een nieuwe accountant. Informatie over de genoemde RFQ en ‘ratecard’ heeft Edwin aan ons als leden van de VCTE beschikbaar gesteld. Edwin heeft aangegeven beschikbaar te zijn voor beantwoording van mogelijke vragen over de ondersteunende materialen of voor advies.